Bí quyết quản lý thời gian tiệm quả

 

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có trạng thái không ngờ rằng nhiều cách thức quản lý thời gian lại đang lãng phí thời gian của bạn. Khi bại liệt kê ra những việc cần làm, lên lịch công việc, xếp đặt các cuộc hẹn…, có khả năng bạn đang lãng chi phí phần lớn thời kì của mình.

Theo quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hạ hết các trường học hợp, 80% kết quả là vì 20% nguyên do gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan trung thành 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là qui luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong mệnh danh thiếp khách hàng.

Một trong những ví dụ phổ biến khác cho qui luật này là trong các nhóm bán hàng, 80% doanh số được tạo ra từ nhóm 20% nhân viên bán hàng. Ngoài ra, còn hàng tá các thí dụ khác mà bạn có thể bắt gặp trong cuộc sống thường ngày, từ việc phân phối của nả cho đến các thiệt hại đến từ thiên tai.

Hãy suy nghĩ lại về bảng danh sách “Các công việc phải làm”

Nhiều cách quản lý thời kì bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng cố gắng dẫn giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80% các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ cô đơn giản bại kê ra danh thiếp công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho danh thiếp công việc không thật sự tạo ra công hiệu cao.

Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa danh thiếp công việc theo chừng độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc quan trọng xâm chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy.

Sau đây là cách Qui luật Pareto có trạng thái giúp bạn quản lý thời kì công hiệu hơn.

Bảng xếp hạng trật tự công việc theo qui tắc Pareto:

Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa danh thiếp công việc theo mức cố dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức gắng ít nhất cần phải bỏ ra) và công hiệu dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).

Sau khi đã có 2 dãy số: (1) mức độ công sức phải bỏ ra và (2) công hiệu dự định của công việc, bạn lấy số phận công sức chia cho kết quả dự định để có được trật tự ưu tiên thực hành công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số mệnh thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên. Ví dụ:

•    Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
•    Công việc 2: Chuẩn bị phần đệ trình bày cho phòng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1
•    Công việc 3: Gọi khách quy hàng để tham khảo thông suốt tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có trạng thái thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hành công việc 3 đầu tiên, tiếp kiến đó đến công việc 2 và sau rốt là công việc 1.

Cách thức neo người giản này sẽ đảm bảo 20% gắng của bạn dành cho những công việc quan yếu sẽ thường xuyên được ưu tiên thực hành trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.
Điều này nghe có vẻ khá cô đơn giản, thậm chí là quá neo người giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với các bạn rằng từ kinh nghiệm của bản thân tôi, chưa có phương pháp nào lại đem đến hiệu quả cao cho công việc của tôi như cách thức ưu tiên hóa công việc này.